Las empresas de comunicación son cada vez más versátiles y se enfrentan continuamente a nuevos retos que implican un esfuerzo en buscar soluciones novedosas a nuevos problemas.
Gracias a esta necesidad en diseñar soluciones (y productos) de forma dinámica las organizaciones se han restructurado pasando de grandes departamentos especializados a estructuras más flexibles (tipo matriciales) en las cuales los empleados dependen de un director de proyecto en vez de un jefe de área.
Este sistema implica que los trabajadores son reubicados cada poco tiempo en otros proyectos y tienen nuevos directores, simplificando la estructura de directivos y flexibilizando el trabajo.
Este conocimiento surgido del esfuerzo en el desarrollo de nuevos proyectos es un activo intangible que suele perderse en el olvido tras la conclusión del proyecto, la salida del producto al mercado o con la cancelación de la cuenta del cliente.
Muchas veces las empresas no comprenden que ese conocimiento es un activo a preservar, es dinero, es decir hay que hacer una gestión adecuada del conocimiento.
Por lo tanto y para una gestión óptima del conocimiento habrá que llevar un control férreo sobre los proyectos que desarrolla la empresa.
Si nuestra gestión del conocimiento pudiera medirse en términos de calidad (bajo las normativas ISO de calidad total), el pilar básico sería el de la trazabilidad, es decir que conocimiento se ha empleado, desarrollado o aprendido desde que la materia prima está en manos del proveedor hasta que el producto final es disfrutado por el cliente.
El control de los proyectos se puede llevar a cabo mediante metodologías como PMBOK (Proyect Management Book of Knowledge) que tratan de definir el marco de trabajo necesario para llevar a cabo con éxito un proyecto mediante un buen diseño de procesos, un cronograma adecuado, los recursos necesarios y un seguimiento.
Sin embargo PMBOK es un enorme compendio de recomendaciones, documentos a desarrollar y conjunto de procesos que muchas empresas encuentran inoperativos ya que sus productos están diseñados sobre la marcha para cumplir con una necesidad concreta en un momento puntual de un cliente.
Afortunadamente hay grandes herramientas software, muchas de ellas gratuitas, que ayudan a las empresas u organizaciones a llevar un seguimiento de los proyectos usando una metodología más ágil.
Estas herramientas tratan de identificar los procesos involucrados en el desarrollo del producto pero sobre todo permiten llevar el seguimiento (la trazabilidad) de cada uno de estos procesos con el objetivo de saber si se han llevado a cabo correctamente, lo que permite saber en qué punto hay que mejorar cuando se detectan problemas en productos terminados.
Aquí es donde los sistemas software pueden contribuir, sobre todo ahora que todo está en la nube lo que permite trabajar 24/7 sin necesidad de estar en la oficina y provistos con un simple teléfono móvil con acceso a Internet.
Plataformas de redes sociales como Facebook o Twitter han mostrado la versatilidad que es tener un muro de conversaciones en el cual se puede ver lo que está sucediendo ahora mismo o varios años en el pasado.
Si sabemos aprovechar una herramienta tan básica como un muro de conversaciones seremos capaces de retener gran parte del conocimiento de la empresa puesto que no solo tendremos acceso a cada uno las pruebas de producto intermedios sino que además tendremos las conversaciones entre los diferentes implicados (ya sean empleados, clientes o interesados)
Es muy posible que el lector piense que ya tiene toda esa información disponible en su correo electrónico, pero la fragmentación puede llegar a ser un problema tan grande a la hora de recopilar ese conocimiento que las empresas ignoran ese activo y muchas veces si uno de los empleados que han desarrollado el proyecto no continua en la compañía, su ordenador / disco duro es formateado en espera de un nuevo empleado, destruyendo literalmente ese conocimiento.
Con una simple base de datos centralizada en la que almacenar estas conversaciones junto a sus fechas, personas implicadas y por supuestos los productos resultantes, ya se puede hacer una gran cantidad de análisis que incluye:
- Viabilidad real del proyecto (a posteriori)
- Horas dedicadas al proyecto
- Implicación del equipo
- Coste real del proyecto
- Lecciones aprendidas
- Predicciones futuras sobre proyectos similares
- Mejora de la imagen frente al cliente
Todo este conocimiento sobre cómo está funcionando realmente la empresa es posible obtenerlo con un simple cambio de mentalidad que incluye la comunicación a través de una intranet o plataforma centralizada en detrimento de (solamente) el correo electrónico.
Gracias a que las herramientas de programación web están cada vez más extendidas y si se tiene una organización de tamaño medio es muy barato (en términos coste / beneficio) el desarrollo de una herramienta específica para nuestra organización que además de proporcionar la gestión de los proyectos pueda incluir pequeñas aplicaciones que automaticen o gestionen partes importantes de nuestro modelo de negocio.
Si no tiene dinero para invertir pero quiere una buena herramienta para proyectos en general puede probar Basecamp, su alternativa Wrike (que además está en español) o bien algo gratuito como Slack