La memoria anual de una empresa o informe anual se ha convertido en los últimos años en una herramienta más, no solo de grandes corporaciones sino también de pequeñas y medianas empresa que, en su afán de visualizar de una manera clara y limpia sus datos de actividad y evolución han encontrado en esta herramienta un gran aliado para hacerlo tanto interna como externamente sirviendo en infinidad de ocasiones como un elemento más de comunicación ante sus partners y potenciales clientes.
Pero, ¿qué es exactamente una memoria anual de empresa? El informe anual o memoria anual es un documento que tiene como principal finalidad comunicar la evolución de la empresa. Es decir, debe contener todas las actividades de relevancia que se han llevado a cabo durante el año y que puedan representar información a tener en cuenta respecto a años anteriores, y por otro lado, el análisis de los resultados obtenidos. Este escrito suele estar dirigido a las personas que tengan que ver con la empresa como pueden ser accionistas, proveedores, colaboradores… pero también, como no, clientes o usuarios que puedan encontrar en dicho documento datos que refuercen su confianza en el producto o servicio.
Este documento suele contener, por tanto, información corporativa relevante como son los valores, la visión, los objetivos alcanzados, acciones realizadas, y dependiendo del sector y tipo de entidad, presupuestos y conclusiones obtenidas tras el ejercicio. En resumen, qué hemos hecho y cómo.
Cómo lograr valor añadido
Como ya hemos comentado anteriormente, este documento resulta de gran utilidad de cara a nuestro público objetivo por lo que no es de extrañar que en momentos de negociación o incluso, búsqueda de financiación, este material corporativo adquiera una importancia extra como respaldo para explicar las bondades y puntos fuertes de la buena salud de la empresa o de la idea que queremos vender. Es decir, podemos tomarla como una buena carta de presentación con muchísimo potencial a nivel comunicativo. A continuación, exponemos los puntos a tener en cuenta para marcar la diferencia frente a la competencia:
- Sé selectivo con la información aportada: La memoria anual es una oportunidad de informar sobre los objetivos de la empresa, las metas que tiene y su filosofía, pero no debemos olvidar que los datos cuantitativos deben ser complementarios a los cualitativos que queramos aportar. Por lo tanto, será fundamental hacer una buena selección.
- Cuida de que el diseño también transmita: En este tipo de documentos son muchas las empresas que suelen olvidar que la imagen es un importante elemento para reforzar los datos. Es una gran pérdida de oportunidad aportar datos que reflejen que la empresa ha evolucionado gracias a la modernización de instalaciones y procesos, por ejemplo, y presentar esos datos dentro de un formato anticuado o lineal con respecto a otros años. El poder de un buen diseño es precisamente transmitir más en menos tiempo.
- Facilita la asimilación de los datos: Toda infografía y elemento esquemático que pueda ayudarnos a representar de forma más sencilla los datos siempre es una apuesta segura.
- Elabora tu memoria anual de actividad con un objetivo claro y sabiendo qué quieres conseguir: Poner el foco en lo que queremos conseguir nos ayudará a elaborar un material de acuerdo a la estrategia a largo plazo de la empresa, ya que este documento queda podrá ser consultado en el futuro y ser tomado como referencia.
- Nunca pierdas de vista que también es una herramienta de comunicación interna: La información que aparezca en la memoria debe, en la medida de lo posible dentro de la relevancia, arrojar datos de la actividad de las diferentes áreas de la empresa de manera que los empleados vean representada su labor.
- Menos es más: Con los años y debido a la inmediatez con la que se procesa la información actualmente debemos tener en cuenta que cada vez son más efectivas las memorias claras y concisas en las que podamos hacernos con los datos de una manera rápida, clara y concisa, evitando explicar sobremanera cada detalle ya que disponemos de muchos foros para tratar eso, como son la web corporativa, las redes sociales, los blogs… ¡Recuerda! Se trata de presentar datos trabajados para que lleguen a más personas, evita una memoria interminable que pueda producir agotamiento y abandono.
- Decide qué formato se adapta más a tu público: Lejos han quedado aquellas memorias encuadernadas en tomos que permanecían en las estanterías de la empresa haciendo historia. Ahora existen mil formatos que pueden complementar a las versiones físicas y que nos permitirán llegar a mucha más gente a través de adaptaciones digitales y dinámicas que encajen mejor con el entorno.