Los departamentos de comunicación concentran una amplia variedad de tareas, entre las que destaca la redacción de notas de prensa. El objetivo de las mismas es conseguir que, cuando los medios de comunicación las reciban, las publiquen en sus soportes. Sin embargo la realidad evidencia que no siempre es así. Por ello es muy importante saber qué necesita la nota para conseguir ese atractivo que las lance directamente al estrellato.
Lo primero y más importante es generar una información que sea noticiable , dicho en otras palabras, que la información sea de interés para la sociedad y, por tanto, para el medio de comunicación que la va a ofrecer a sus lectores. Será necesario redactar un buen titular y añadir un par de subtítulos que aporten datos relevantes al periodista y que ofrezcan de forma sencilla una idea más global sobre el texto.
Para conseguir que la nota se publique en los medios de comunicación, existen diversas herramientas que pueden contribuir a aumentar ese atractivo para que el periodista que recibe la nota se interese por leerla y así pueda decidir si la publica en su medio o no.
- Para ello, el asunto del correo electrónico debe ser claro y conciso. Algo que tiene un efecto muy positivo es entrecomillar el titular de la nota de prensa y convertirlo en el asunto del correo electrónico, puesto que el titular siempre informa de lo más importante de la noticia.
- El cuerpo de texto del correo electrónico debe ser igualmente corto y directo para conseguir que el que lo recibe lo lea. La idea es redactar en pocas palabras el mensaje que se quiere transmitir. Otra opción que genera muy buenos resultados se basa simplemente en pegar el texto de la nota de prensa para facilitar el trabajo al periodista.
- La nota de prensa, por su parte, deberá ir adjunta en el correo. Es importante que a la hora de redactarla se exponga la información que realmente es interesante, dejando a un lado las palabras vacías que no aportan más que un texto con mayor longitud, y que puede dar lugar a que el lector (y periodista) pierda el interés por la noticia. En cuanto a la ordenación de la información, es interesante que se coloque de mayor a menor relevancia.
- Finalmente, adjuntar material adicional como pueden ser fotografías y/o vídeos para completar la información siempre aportará un atractivo de mayor calado a la información. Es lo que correspondería a una nota de prensa 2.0. Sin embargo, éstas deben estar en continua evolución e ir adaptándose a las nuevas tecnologías. El siguiente paso y en el que nos encontramos actualmente se centra en producir notas de prensa 3.0, que servirán para posicionar la marca en los nuevos los medios digitales.
Cuando el correo electrónico esté preparado, lo más efectivo es enviarlo a periodistas que traten temas relacionados con el texto. Hacer un envío masivo no implica que se incrementen las posibilidades de que se publique. De hecho, lo más probable es que ocurra todo lo contrario, ya que puede convertirse en un spam. Es una práctica que no funciona habitualmente. La idea es pensar en pequeño para conseguir grandes resultados.
Para ello es recomendable tener una buena agenda de contactos de periodistas del sector e ir actualizándola. Asimismo, las buenas relaciones con ellos siempre contribuirán a alcanzar el objetivo final.
Tras tener en cuenta todos estos aspectos, lo único que queda es añadir la firma de la persona que envía el correo, que incluirá el nombre, cargo, nombre de la empresa (y su logo si se requiere), además del teléfono, correo electrónico y página web. Es muy recomendable hacer una revisión tanto de la nota de prensa como del cuerpo de texto del correo electrónico. Finalmente solo quedará clickar en la opción de enviar.