Los eventos como herramienta de comunicación

La comunicación tiene muchas formas y formatos, y aunque no hay mucha literatura en torno al tema que voy a abordar, lo cierto que es la organización de eventos, es una gran herramienta de comunicación por lo transversal que llega a ser.

Para ir poniéndonos en contexto vamos a tirar de terminología, porque el event management, el event marketing o los public relation events, son parte de ese universo paralelo a las notas de prensa o las ruedas de prensa al uso, que dan dimensión y mucho contexto a aquello que queremos comunicar.

El campo académico fue ideado por Donald Getz en el año 2012 y en aquel momento los fundamentos buscaban entender los objetivos que se persiguen a la hora de diseñar este tipo de acciones.

Lo que está claro es que cuando nos planteamos el desarrollo de un evento para una empresa o una entidad, buscamos satisfacer unas necesidades concretas, teniendo en cuenta ciertos parámetros, como el lugar en el que se realizará, los productos y servicios con los que debemos contar, o la logística de eventos, desde la planificación, la ejecución y el seguimiento.

El evento en términos generales, es un fenómeno poliédrico, con diferentes connotaciones, enfoques e impactos. Un elemento muy potente para transmitir los mensajes de una empresa o entidad hacia sus públicos, con el objetivo de que este mensaje sea aprendido y de esta manera conseguir los propósitos de nuestros clientes.

Diseñando estrategias de comunicación 

Ahora nos ponemos en situación, elegimos uno de nuestros clientes, vemos cuáles son sus líneas de comunicación, cuáles sus mensajes, si tiene o no compromisos sociales que puedan tener relevancia mediática, y a partir de ahí pensemos. 

¿Nuestra vocación? Comunicar creando una experiencia. Esto es importante. Vital. 

Porque crear un acto singular que se salga de la rutina habitual de la empresa o entidad que manejemos, tiene como valor principal que el público al que va dirigido participe utilizando los cinco sentidos. Nuestro objetivo es conseguir que nuestros asistentes se involucren de una forma más emocional con los valores, los servicios o las iniciativas de nuestros clientes. 

Pero los eventos son además una gran oportunidad para poner en práctica las relaciones públicas. Es más, podemos asegurar que los eventos son herramientas esenciales de las relaciones públicas entre nuestros clientes y los medios de comunicación, siendo nosotros los intermediarios.

Tipología de eventos

Los eventos pueden cumplir distintos objetivos:

  • Reforzar canales de comunicación
  • Motivar a un colectivo
  • Cambiar o mejorar la imagen de una empresa, producto o marca 
  • Generar hechos noticiables
  • Agradecer  

Y en función de esos objetivos, podemos crear ‘Eventos Mediáticos’ centrados exclusivamente en recogida de clipping, ‘Eventos Participativos’ que buscan la implicación de los asistentes con un fin muy experiencial, o ‘Eventos de Empresa’, entre otros, que lo que persiguen es tener una comunicación directa entre la empresa y sus diferentes públicos, para trasladar mensajes complejos.

*Tipología de eventos (Fuente: Getz 2008)

*Tipología de eventos (Fuente: Getz 2008)

Estructura de un evento

Tras definir qué tipo de evento se adapta a las necesidades de nuestro cliente y elegir un foco o tema sobre el que pivotarán todas nuestras acciones, lo primero será establecer y reservar el lugar, la fecha y la hora, para posteriormente poder seleccionar todo lo necesario para su desarrollo:

  • Escaleta del evento
  • Diseño de imagen del evento
  • Producción de cartelería (photocall, rollup, libretas, bolígrafos, etc)
  • Fotógrafo
  • Vídeo
  • Imagen y sonido
  • Azafatas
  • Catering

Como en nuestro caso el foco siempre será la aparición en medios, ya sean impresos, digitales, o en radio y televisión, tendremos que poner especial atención a las relaciones que generemos con la prensa. Desde el envío del save the date, la llamada posterior de confirmación, el planteamiento de entrevistas o reportajes o la elaboración de la nota de prensa, entre otros.

Por otro lado también debemos preparar a los portavoces de nuestras empresas, realizando diversos ensayos y estableciendo cuáles son los puntos a tratar o el guión de su discurso, para que todo tenga coherencia.

Por último, pero no menos importante, hemos de tener muy en cuenta que queremos que quienes nos acompañen se lleven un recuerdo inolvidable, no solo de la experiencia vivida, sino también de la entidad a la que representamos, y esto lo conseguiremos a través de un objeto tangible.

Un ejemplo. Si diseñamos una exposición fotográfica para hablar de la historia de una entidad o empresa vinculada con el cuidado del medioambiente, podríamos ordenar la impresión de una fotografía emblemática de edición limitada 1/50 que entregaremos enmarcada en metacrilato ecológico, que además de coincidir con los valores de nuestro cliente, reforzará su identidad para con nuestros invitados, que con suerte la pondrán a la vista en sus casas o despachos, generando así en ellos un recuerdo espontáneo de nuestra entidad en nuestro público objetivo.

Esto son pinceladas, ligeros matices para entender que el marketing y las relaciones públicas forman parte de nuestra labor de comunicación, a través de la gestión de un evento.

*Estructura de un evento  (Fuente: Xifra, 2007, p.182-187)
*Estructura de un evento  (Fuente: Xifra, 2007, p.182-187)

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